17 apr Wetgeving algemene vergaderingen tijdens en na corona

De toepasselijke wetgeving

Intussen zijn er enkele mogelijke oplossingen geboden door de wetgever;

1. 1. 1. Tijdelijke verlaging van de meerderheidsvereisten bij een schriftelijke besluitvorming
      2. Mogelijkheid om de vergaderingen die plaatsvinden tussen 1.10.2020 en 30.06.2021 uit te stellen naar dezelfde vijftiendaagse periode van volgend jaar

Voor het bijwonen van algemene vergaderingen vanop afstand (lees: via videoconferentie zoals Microsoft Teams, Zoom of Skype, of per telefoon, of een combinatie daarvan), is de wetgeving inmiddels permanent aangepast in die zin dat dit nu wel toegelaten is. De eigenlijke bedoeling van de wetgever is daarbij om de mede-eigenaar de keuze aan te bieden: ofwel woont hij de vergadering fysiek bij, ofwel vanop afstand (de zgn. ‘hybride’ algemene vergadering). Zo worden de eigenaars die niet de digitale mogelijkheden of capaciteiten hebben om dit te doen, terecht niet uitgesloten. 

Gezien we evenwel momenteel t.g.v. COVID-19 in een absoluut verbod tot houden van fysieke algemene vergaderingen zitten, is er nu de facto geen keuzemogelijkheid, waardoor de organisatie van algemene vergaderingen redelijkerwijze niet steeds mogelijk is.

In de praktijk

VME’s van kleinere gebouwen

Voor kleinere VME’s is Solvio vandaag wel reeds aan de slag met het organiseren van algemene vergaderingen die 100% vanop afstand plaatsvinden, door een combinatie aan te bieden van het volgen van de AV via (bij voorkeur) videoconferentie of (indien u niet beschikt over internet noch over de digitale mogelijkheid of capaciteit) per telefoon. Op die manier worden de rechten van alle mede-eigenaars alsnog gewaarborgd om de kunnen deelnemen aan de vergadering vanop afstand.

Let wel, dit is niet per se een oplossing voor alle VME’s. Ervaring leert dat een digitale vergadering, afhankelijk van de populatie van de VME en de complexiteit van de dagorde, tot max. een 20 à 25-tal appartementen zeker werkbaar is.

VME’s van grote gebouwen

Voor de grotere zijn er een aantal andere praktische overwegingen te maken: vooreerst is de sector in afwachting van verdere ontwikkelingen door de softwarehuizen voor het aanbieden van bv. tools om schriftelijk stemmen op digitale wijze mogelijk te maken. In de meeste, maar niet in alle VME’s, gebeurt de stemming mondeling, doch vooral in grotere VME’s worden soms ook stemformulieren gebruikt. Bovendien is er een wezenlijk verschil tussen digitaal vergaderen met 10 en pakweg 50 of 100 mede-eigenaars. Een digitale vergadering vergt een andere aanpak, zowel door de syndicus als door de aanwezigen.

Kostenplaatje

Tenslotte is het zo dat er, zeker voor hybride algemene vergaderingen, moet uitgekeken worden naar conferentiezalen die hiervoor technisch uitgerust zijn; er zijn bv. niet enkel extra camera’s, of een optimale geluidsinstallatie nodig, maar vaak ook extra technisch personeel van de zaal en van de syndicus om alles in goede banen te leiden. Er zijn in elk geval wel wat extra kosten verbonden aan de organisatie van een efficiënte digitale (hybride) algemene vergadering – zeker voor grotere VME’s – waardoor dat al eerst zal moeten voorgelegd worden aan een algemene vergadering, alvorens zomaar in dit systeem te stappen en de VME op kosten te jagen.

Conclusie

Voor alle VME’s kunnen we met de huidige technologische middelen en de (tijdelijke) mogelijkheden die de wetgever ons biedt, ook in deze tijden vergaderingen organiseren. Voor grotere VME’s is het soms wenselijk en redelijk om de AV voorlopig uit te stellen, zeker indien er geen (dringende) beslissingen moéten genomen worden. Dit uitstel gebeurt in een grotere VME in overleg met de raad. Het huidige COVID-19 K.B. laat immers toe dat zowel de syndicus als andere gemandateerden zoals de raad of de rekencommissaris hun werk kunnen blijven voorzetten. De syndicus kan en moet bovendien nog steeds bewarend optreden, daden van (voorlopig) beheer stellen of bij dringendheid en spoedeisendheid beherend optreden wanneer nodig.